Tầng 7 – hệ thống mô tả nhiệm vụ - KPIs

Phần 1 Hệ thống mô tả nhiệm vụ

1. Hệ thống mô tả nhiệm vụ và vai trò?
   • Hệ thống mô tả nhiệm vụ là một hệ thống bao gồm các mô tả chi tiết về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vai trò trong tổ chức. Sơ đồ tổ chức của bộ phận là căn cứ để xây dựng mô tả nhiệm vụ cho từng vị trí.
   • Vai trò của hệ thống mô tả nhiệm vụ:
     • Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, giúp nhân viên hiểu rõ công việc và kỳ vọng.
     • Hỗ trợ tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng và ứng viên hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ.
     • Đánh giá hiệu suất bằng cách cung cấp cơ sở đánh giá hiệu suất, với KPI dựa trên nhiệm vụ và trách nhiệm.
     • Đào tạo và phát triển: Xác định kỹ năng và kiến thức cần thiết, hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên.
     • Cải tiến quy trình: Giúp tổ chức cải tiến quy trình làm việc và phân công nhiệm vụ hợp lý.
     • Quản lý thay đổi: Dễ dàng cập nhật và điều chỉnh nhiệm vụ khi có sự thay đổi trong tổ chức.
     • Tăng cường giao tiếp: Cải thiện giao tiếp bằng cách làm rõ kỳ vọng và trách nhiệm giữa các phòng ban và cá nhân.
2. Yếu tố xây dựng bản mô tả nhiệm vụ?
   • Tiêu đề công việc: Tên của vị trí hoặc vai trò.
   • Mô tả nhiệm vụ chính: Các nhiệm vụ và công việc chính mà nhân viên sẽ thực hiện.
   • Trách nhiệm: Các trách nhiệm liên quan đến công việc.
   • Yêu cầu kỹ năng: Các kỹ năng, trình độ học vấn và kinh nghiệm cần thiết.
   • Tiêu chuẩn hiệu suất: Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc.
   • Mối quan hệ công việc: Các mối quan hệ và liên hệ trong tổ chức (ví dụ: báo cáo cho ai, làm việc với ai).
3. 6 bước xây dựng mô tả nhiệm vụ?
   • Bước 1: Nghiên cứu tài liệu, sơ đồ tổ chức, và chức năng nhiệm vụ phòng ban. Để biết được vị trí công việc đó đang nằm ở đâu trong dòng chảy doanh nghiệp, giữ vai trò chủ đạo nào và vai trò hỗ trợ nào.
   • Bước 2: Chuyển các thông tin chung vào biểu mẫu.
   • Bước 3: Xác định phạm vi công việc. Sử dụng công thức: Động từ + Tân ngữ + tác động. Ví dụ: Giám đốc bán hàng: Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát các hoạt động bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh thu.
   • Bước 4: Phân tích công việc để xác định trách nhiệm chính và phạm vi hỗ trợ.
   • Bước 5: Xác định kết quả đầu ra. Xác định mức độ thành công của người thực hiện, có thể định lượng hoặc định tính.
   • Bước 6: Xác định quyền hạn. Quyền được ra quyết định chính và sử dụng nguồn lực, không phải trách nhiệm mà được xây dựng để hỗ trợ cán bộ thực hiện công việc chính.
4. Những điều nên làm, những điều cần tránh khi xây dựng bản mô tả nhiệm vụ:
   • Những điều nên làm:
     • Mô tả công việc chứ không phải mô tả người thực hiện công việc.
     • Mô tả công việc hiện tại chứ không phải công việc tương lai hoặc công việc đặc biệt.
     • Mô tả để tạo ra sự thông hiểu chứ không phải tạo ấn tượng.
     • Nguyên tắc: Rõ ràng, súc tích, hoàn chỉnh, chính xác.
     • Mô tả tất cả các khía cạnh của công việc.
     • Khi đề cập đến con người hãy sử dụng tên chức danh hoặc bộ phận chứ không dùng tên riêng.
     • Sử dụng động từ nguyên thể ở dạng chủ động.

• Những điều cần tránh:
  • Mô tả những điều mà bạn cho rằng nên có ở thời điểm hiện tại.
  • Mô tả điều mà bạn cho rằng sẽ xảy ra trong tương lai.
  • Mô tả các trường hợp đặc biệt.
  • Sử dụng quan điểm cá nhân.
  • Sử dụng quá nhiều từ ngữ.
  • Sử dụng từ ngữ mơ hồ, khó hiểu.
  • Sử dụng tiêu chuẩn, năng lực bản thân để áp dụng cho vị trí đang mô tả.

5. Mẫu mô tả nhiệm vụ cho các vị trí cần thiết?
   • Tài liệu có đề cập đến mẫu mô tả nhiệm vụ cho các vị trí sau:
     • Chuyên viên thiết kế.
     • Trưởng phòng kinh doanh.
     • Chuyên viên kinh doanh.
     • Quản lý cửa hàng.
     • ...

Phần 2 Hệ thống KPIs

1. KPI và vai trò?
   • KPI (Key Performance Indicator) là công cụ đo lường hiệu suất công việc của cá nhân, phòng ban, đội nhóm hoặc cả một doanh nghiệp.
   • KPI thường được thể hiện qua các con số định lượng, cụ thể, giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
   • Vai trò của KPI:
     • Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
     • Đưa ra các đánh giá về năng lực của nhân viên.
     • Tính toán lương thưởng để thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu công ty.
     • Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động.
2. Các yếu tố xây dựng KPI?
   • Trước khi thiết lập hệ thống KPI, doanh nghiệp cần thiết lập được mục tiêu.
     • Mục tiêu cần được thiết lập theo công thức SMART: cụ thể, rõ ràng, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn.
   • Doanh nghiệp cần có hệ thống mô tả công việc cho tất cả các vị trí.
     • Trong đó, cần đặc biệt chú trọng đến: nhiệm vụ cơ bản của vị trí công việc, chi tiết của đầu việc cụ thể, và kết quả đầu ra của mỗi đầu việc cụ thể.
   • "Không có mô tả công việc - không có KPIs"
3. Phân loại KPI?
   • KPI tập trung vào đầu ra (Output): Giúp thực hiện công tác đánh giá nhanh, hiệu quả.
   • KPI hành vi (Behavior): Thích hợp cho các vị trí có đầu ra khó định lượng.
   • KPI năng lực (Competencies): Chú trọng vào khả năng của nhân viên, tập trung vào nguyên nhân chứ không phải kết quả.
4. 5 bước triển khai KPI?
   • Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng KPI. Nhân viên nên chủ động đưa ra mục tiêu và trưởng bộ phận điều chỉnh.
   • Bước 2: Xác định các chỉ số KPI. Dựa vào mục tiêu, xác định các hành động để đạt được mục tiêu đó và kết quả của mỗi hành động.
     • Cần chọn 1-3 chỉ số then chốt.
     • Cần xây dựng trọng số để nhân viên biết dồn lực vào mục tiêu nào.
   • Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI.
     • Một biểu mẫu quy định tính điểm KPI thường có 4 nội dung: điểm cho trách nhiệm chính, điểm cho công việc cần hỗ trợ, điểm cho năng lực và điểm cho ý thức, thái độ.
   • Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng. Quyết định phần thưởng tài chính (thưởng, tăng lương, hay tiền thưởng) dựa trên mức độ đạt được KPI. Có thể chia thành các mức khác nhau tùy vào hiệu suất.
   • Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI. Xem xét KPI hiện tại để xác định chỉ số hiệu quả và cần cải thiện, thu thập ý kiến từ nhân viên và bên liên quan, đảm bảo KPI phản ánh mục tiêu chiến lược và điều chỉnh khi cần thiết.