Quy trình xây dựng Quy trình

1. Xác định Mục Tiêu và Phạm Vi:

• Xác định Điểm Bắt Đầu và Điểm Kết Thúc (Bước 2 & 3):
  • Xác định rõ ràng mục tiêu của quy trình.
  • Xác định rõ ràng phạm vi và giới hạn của quy trình.
• Thỏa Thuận Quy Trình Vẽ Sơ Đồ (Bước 1):
  • Thống nhất về phương pháp vẽ sơ đồ quy trình, ví dụ như sử dụng ký hiệu chuẩn hóa.

2. Vẽ Sơ Đồ Quy Trình:

• Vẽ Sơ Đồ (Bước 4):
  • Vẽ sơ đồ quy trình hiện tại (nếu có) hoặc quy trình mới dự kiến.
  • Sử dụng các ký hiệu chuẩn để biểu thị các bước và quyết định.
  • Mô tả chi tiết từng bước.
• Liệt kê các bước thực hiện (bước 6):
  • Liệt kê chi tiết hơn nữa cách thức thực hiện từng bước.
• Các phương án thay thế (bước 5):
  • Liệt kê các phương án có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

3. Phân Tích và Cải Tiến Quy Trình:

• Kiểm Tra Các Bước Liên Quan (Bước 7):
  • Xác định các bước có mối quan hệ phụ thuộc hoặc tác động lẫn nhau.
• Tìm Kiếm Các Bước Không Cần Thiết (Bước 8):
  • Loại bỏ các bước thừa hoặc không tạo ra giá trị gia tăng.
• Kiểm Tra Sự Cải Tiến và Kiểm Soát (Bước 9):
  • Xác định các điểm kiểm soát để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả.
  • Tìm kiếm cơ hội cải tiến liên tục.
• Tìm kiếm các phần chung (Bước 10):
  • Xem quy trình có thể tối ưu bằng cách sử dụng các quy trình nhỏ đã có sẵn hay không.
• Tìm kiếm cách thêm các phương tiện (bước 11):
  • Tự động hóa hoặc dùng các phần mềm để tăng hiệu suất.
• Tìm kiếm kết nối với các quy trình khác (Bước 12):
  • Kiểm tra sự tương thích và tính liên kết với các quy trình làm việc khác.
• Xem xét giá trị gia tăng:
  • Bước này cần được thực hiện trong suốt quá trình xây dựng quy trình, xem xét lại từng bước có thực sự cần thiết hay không.

4. Kiểm Tra và Chuẩn Hóa:

• Kiểm Tra Quy Trình (Bước 14):
  • Thử nghiệm quy trình trong môi trường thực tế hoặc mô phỏng.
• Kiểm Tra với BPO (Bước 13):
  • BPO (Business Process Outsourcing) kiểm tra để chắc chắn tính hiệu quả.
• Chấp Nhận Quy Trình (Bước 15):
  • Đánh giá hiệu quả và tính khả thi của quy trình.
  • Quyết định sửa hoặc thông qua.
• Phù Hợp với Các Chuẩn Mực (Bước 16):
  • Đảm bảo quy trình tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của tổ chức.
• Thêm Logo, Tiêu Đề và Thông Báo Bản Quyền (Bước 17):
  • Hoàn thiện tài liệu quy trình với các thông tin cần thiết.
• Quyết Định Dựa Vào Đánh Giá Lịch Trình (Bước 18):
  • Xác định thời gian cần thiết để triển khai và thực hiện quy trình.
• Cam kết về quy trình (Bước 19):
  • Đảm bảo quy trình được các bên đồng ý và áp dụng.

5. Công Bố và Thực Thi:

• Công Bố Quy Trình (Bước 20):
  • Phổ biến quy trình đến tất cả các bên liên quan.
  • Đào tạo và hướng dẫn thực hiện quy trình.
• Kết Thúc (Bước 19):
  • Quy trình đã hoàn thành, tuy nhiên vẫn cần theo dõi để có thể điều chỉnh và tối ưu.