5 Cách Xử Lý Đồng Nghiệp Không Tuân Thủ Quy Tắc

Thực trạng:

Làm việc với đồng nghiệp không tuân thủ quy tắc có thể gây khó chịu, đặc biệt khi họ giỏi chuyên môn và dường như không bị khiển trách. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy bất công và bực bội.

Nguyên nhân:

Có nhiều lý do khiến một đồng nghiệp có thể bỏ qua các quy tắc:

• Áp lực công việc: Họ có thể đang chịu áp lực phải đạt được kết quả nhanh chóng, khiến họ phải "cắt góc".
• Thiếu hiểu biết: Họ có thể không hiểu rõ tầm quan trọng của các quy tắc hoặc chưa được đào tạo đầy đủ.
• Kinh nghiệm trước đây: Họ có thể đã quen với cách làm việc khác ở công ty trước đây.

Giải pháp:

Thay vì đối đầu trực tiếp, hãy thử các cách tiếp cận sau:

1. Lắng nghe và thấu hiểu:

   • Trước khi phán xét, hãy cố gắng hiểu lý do đằng sau hành vi của họ.
   • Dành thời gian trò chuyện cởi mở, không phán xét để tìm hiểu quan điểm của họ.
   • Hỏi những câu hỏi như:
     • "Tôi nhận thấy bạn thường có cách tiếp cận khác với [quy trình]. Bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình về điều đó không?"
     • "Có vẻ như [quy tắc] không phù hợp với bạn. Điều gì đang cản trở?"
   • Lắng nghe câu trả lời của họ và đặt thêm câu hỏi để hiểu rõ hơn.

2. Giải thích lợi ích của việc tuân thủ quy tắc:

   • Thay vì chỉ ra lỗi, hãy tập trung vào lợi ích mà việc tuân thủ quy tắc mang lại cho họ và cả nhóm.
   • Chia sẻ những ví dụ cụ thể về việc tuân thủ quy tắc đã giúp tránh được sai sót hoặc cải thiện hiệu quả công việc.
   • Nhấn mạnh cách tuân thủ quy tắc có thể giúp giảm khối lượng công việc, tăng sự công nhận và cải thiện cân bằng cuộc sống-công việc.
   • Giải thích tác động của hành vi của họ đến người khác, chẳng hạn như việc chậm trễ trong việc hoàn thành công việc chung.

3. Linh hoạt và thỏa hiệp:

   • Cân nhắc điều chỉnh quy trình để phù hợp hơn với đồng nghiệp của bạn, đồng thời vẫn đảm bảo các nguyên tắc chính được tuân thủ.
   • Đề xuất các lựa chọn thay thế, chẳng hạn như:
     • Rút ngắn thời gian họp.
     • Cập nhật thông tin theo tuần thay vì hàng ngày.
     • Tạo mẫu để đơn giản hóa việc báo cáo.
   • Thử nghiệm phương pháp mới trong một khoảng thời gian nhất định và đánh giá lại hiệu quả.

4. Kiên quyết khi bị yêu cầu phá vỡ quy tắc:

   • Lịch sự nhưng kiên quyết từ chối khi đồng nghiệp yêu cầu bạn vi phạm quy tắc.
   • Giải thích lý do bạn không thể đáp ứng yêu cầu của họ và khẳng định lại ranh giới của mình.
   • Ví dụ: "Tôi hiểu bạn muốn hoàn thành việc này nhanh chóng. Cách tốt nhất là gửi yêu cầu theo mẫu này, sau đó chúng tôi sẽ đánh giá và ưu tiên."
   • Nếu họ cố gắng phản đối, hãy nhắc lại lập trường của bạn: "Tôi hiểu bạn đang vội, nhưng quy trình của chúng tôi là phân loại tất cả các yêu cầu được gửi qua mẫu. Đó là cách chúng tôi đảm bảo mọi bộ phận đều được xem xét công bằng."

Kết luận:

Xử lý đồng nghiệp không tuân thủ quy tắc có thể là một thử thách, nhưng với sự đồng cảm, khéo léo và kiên định, bạn có thể tìm ra giải pháp. Hãy nhớ rằng mục tiêu là duy trì mối quan hệ làm việc tốt đẹp, đồng thời đảm bảo các quy tắc được tuân thủ để mang lại lợi ích cho cả nhóm.

Nguồn HBR